Carpoolers een fiscale gunstbehandeling aanbieden

WAT?

Korte situering

Iedere werknemer die verplaatsingskosten van en naar zijn werk maakt, kan die onder bepaalde voorwaarden van het belastbaar inkomen aftrekken. Op dit bedrag betaal je als werknemer dus geen belastingen. Hierbij kan je als werknemer kiezen uit volgende twee stelsels:

Forfaitaire beroepskosten: De overheid berekent op basis van het brutoloon een forfaitair bedrag dat van het belastbaar inkomen wordt afgetrokken. In dit stelsel kan je bijkomende vrijstellingen bekomen.
Bewijzen van werkelijke beroepskosten: je werkelijke onkosten worden van je belastbaar inkomen afgetrokken (weliswaar met bepaalde vooropgestelde limieten).

Hoe zit het met carpoolers?

De fiscale behandeling is afhankelijk van :

je status als chauffeur of passagier
het al dan niet aanbieden van de werkgever van "georganiseerd gemeenschappelijk vervoer"
je gebruik maakt van een bedrijfswagen dan wel je eigen wagen voor het woon-werkverkeer

Bied je als werkgever georganiseerd collectief vervoer aan en je werknemers maken hiervoor gebruik van hun eigen wagen, dan genieten je carpoolende werknemers een extra fiscaal gunstige behandeling.

Maak je gebruik van een bedrijfswagen, die je zowel gebruikt om te carpoolen als voor private verplaatsingen, dan kan je niet genieten van een fiscale vrijstelling.

Werkgever biedt georganiseerd gemeenschappelijk vervoer aan:

Kies je als carpooler voor het stelsel van forfaitaire beroepskosten :
- Dan geniet je een hogere belastingsvrijstelling dan het normale forfait voor de vergoeding woon-werkverkeer.
  Zo wordt de vergoeding maximaal vrijgesteld voor de waarde van de kostprijs van een treinabonnement in eerste klasse op weekbasis die overeenkomt met dezelfde gecarpoolde afstand (enkel traject) , vermenigvuldigd met het aantal gecarpoolde dagen, gedeeld door 20.
  => Doordat dit maximum zo hoog ligt, komt dit voor de meerderheid van de carpoolers neer op een fiscale vrijstelling van hun volledige woon-werkvergoeding.
  => Dit geldt zowel voor de chauffeur als voor de passagier(s)!
Kies je als carpooler voor het stelsel van het bewijzen van werkelijke beroepskosten:
- Chauffeur:
  - Kan een standaardbedrag van 0.15 euro/km inbrengen
  - + aftrek van beroepskosten voor de omweg die men maakt om een medecarpooler op te pikken
- Passagier:
  - Kan een standaardbedrag van 0.15 euro/km inbrengen. Gelimiteerd tot max. 100 km enkel traject
  - OF kiest voor de bijdrage in de werkelijke kosten van het carpoolen voor een bedrag van maximaal 75%

HOE?

"Georganiseerd gemeenschappelijk vervoer" aanbieden, vereist volgende randvoorwaarden:

Er moet er een carpoolovereenkomst / policy / reglement (individueel of collectief) bestaan tussen de werkgever (of groep van werkgevers) en de carpoolende medewerkers.
In die overeenkomst / policy / dat reglement worden de voorwaarden en regels voor carpooling vermeld.
De werkgever moet erop toezien dat de regels in de carpoolovereenkomst / policy / het reglement nageleefd worden.

Tip

Op de fiscale fiche is het bedrag dat de werkgever kan aangeven bij "georganiseerd gemeenschappelijk vervoer" beperkt tot de prijs van een treinabonnement in 1ste klasse. Is de uitbetaalde vergoeding hoger, dan moet je als werkgever dit resterende bedrag aangeven bij het vak "voordelen van alle aard".
De kosten voor het aanbieden van georganiseerd gemeenschappelijk vervoer zijn voor de werkgever een 100% aftrekbare kost.